مديريت دانش، رسيدن به اهداف سازمان با استفاده بهينه از دانش و يا توانايي يك سازمان در استفاده از سرمايه معنوي (تجربه و دانش فردي نزد هر فرد) و دانش دسته جمعي به منظور دستيابي به اهداف خود از طريق فرايندي شامل توليد دانش، تسهيم دانش و استفاده از آن به كمك فناوري است.

مديريت دانش، راز موفقيت سازمان‌ها در قرن ۲۱ است. دانش، مفهومي فراتر از داده و اطلاعات است. دانش به مجموعه اطلاعات، راه كار عملي مرتبط با آن، نتايج به‌كارگيري آن در تصميمات مختلف، آموزش مرتبط با آن، نگرش افراد در مشاغل و مسئوليت‌هاي مختلف در ارتباط با آن گفته مي‌شود. دانش هر نفر، حتي در موردي خاص، ممكن است با ديگران متفاوت باشد. دانش زيربناي مهارت و تجربه و تخصص هر فرد است.

هر سازمان براي دستيابي به اهداف خود، از مجموعه دانشي استفاده مي‌كند كه نزد تك‌تك افراد و در ذهن آنها انباشته شده است. در صورت عدم استفاده از اين دانش‌ها، مي‌توان شكست سازمان يا بالا بودن هزينه‌هاي ناشي از تكرار برخي فرايندهاي تصميم‌گيري و عدم استفاده مطلوب از سوابق تجربي و تصميم‌گيري‌ها را انتظار داشت. به همين دليل، سازمان‌هاي پيشرو اقدام به جمع‌آوري دانش نهفته نزد پرسنل و گروه‌هاي كاري مي‌كنند كه به آن «سرمايه دانش» گفته مي‌شود.

امروزه سرمايه‌هاي يك سازمان تنها سرمايه مالي و فيزيكي نيست بلكه سرمايه دانش افراد مهمتر از آن دو بوده و مورد توجه مديران قرار گرفته است. به بياني ديگر، مديريت نيروي انساني، وجه پيچيده مديريت دانش است.

مديريت دانش، طبعاً باعث پيشرفت و تكامل ديگر سيستم‌هاي سازمان از قبيل TQM و BPR و آموزش‌هاي سازماني شده و موقعيت سازمان را در فرصت‌هاي جديد، تقويت و پشتيباني مي‌كند.

در اين سازمان‌ها، مديريت دانش براي بهينه‌سازي ارتباطات ميان كارمندان و بين رده‌هاي بالاي مديريت به كار گرفته مي‌شود. مديريت دانش در اين سازمان‌ها، به ايجاد فرهنگ اشتراك دانش ميان كارمندان كمك مي‌كند. گرچه دانش مي‌تواند توسط افراد كسب شود، ولي براي اينكه سودمند واقع شود، لازم است همه اعضاي گروه در آن سهيم شوند.

در متون مديريت دانش، تأكيد بسياري بر ارتقاي فرهنگ سازماني به سمت اشتراك دانش شده است.

يكي از موانع عمده اشتراك دانش در سازمان‌ها، فرهنگ سازماني موجود است. در سازمان‌هايي كه حفظ و ارتقاي موقعيت شغلي بستگي به دانش افراد دارد و دانش كسب شده به آنان قدرت مي‌دهد، اشتراك دانش برابر با به خطر افتادن و آسيب‌پذيري موقعيت شغلي تلقي مي‌شود. فرهنگ سازماني را بايد به سمتي ارتقا داد كه كارمندان مطمئن شوند تمام نظراتشان ارزشمند است و نگران اين نباشند كه نظراتشان ممكن است نادرست باشد و وجهه خود را از دست بدهند و يا ديگر همكاران آنها ممكن است عصباني شوند.

** اهداف مديريت دانش

يكي از اهداف آشكار مديريت دانش، ايجاد ارزش در سازمان‌هاست. يكي از عمومي‌ترين راه‌هاي ايجاد ارزش از سوي دانشكاران، پشتيباني براي تصميم‌گيري كارامد است. ايجاد ارزش، لزوماً به معني ايجاد ارزش اقتصادي نيست. سازمان‌هاي غيرانتفاعي، سازمان‌هاي دولتي و خيريه، به روش‌هاي غيراقتصادي ايجاد ارزش مي‌كنند. آنها چيزي ايجاد مي‌كنند كه سرمايه اجتماعي ناميده مي‌شود. دانش دانشكاراني كه مي‌توانند با تصميم‌گيري مؤثر در سازمان ارزش ايجاد كنند، پيش نياز مديريت دانش است.

تبديل دانش غيررسمي، ذهني و شخصي (ضمني) به دانش ثبت شده رسمي (صريح)، يكي از اهداف كليدي مديريت دانش است كه باعث كاهش ريسك از دست رفتن دانش با ارزش سازمان با ترك همكاري كاركنان و كاهش خطر از دست دادن حافظه شركت به هنگام تعديل نيروي انساني مي‌شود.

روند توليد دانش در سازمان‌ها به اعتقاد نوناكا، از چهار عمل زير پيروي مي‌كند:

۱٫ از ضمني به ضمني : زماني اتفاق مي‌افتد كه افراد در ارتباطات رو در رو به تبادل دانش مي‌پردازند.

۲٫ از صريح به صريح: توليد دانش جديد با تركيب دانش‌هاي موجود است. مثلاً، مدير امور مالي يك سازمان، اطلاعات مالي قسمت‌هاي مختلف سازمان را گردآوري كرده و براساس آنها، گزارش مالي ارائه مي‌دهد.

۳٫ از ضمني به صريح: تدوين تجربيات، عقايد، نظرات كاركنان به طوري كه توسط ديگران قابل استفاده باشد.

۴٫ از صريح به ضمني: وقتي اتفاق مي‌افتد كه دانش صريح در كاركنان دروني شده و باعث گسترش و توسعه دانش شخصي آنان مي‌شود.

آموزش ناكافي كاربران، يكي از عوامل شايع عدم موفقيت برنامه‌هاي مديريت دانش است. نتيجه تحقيقات نشان مي‌دهد كه افزون‌بر نيمي از دلايل عدم موفقيت برنامه‌هاي مديريت دانش، به آموزش ناكارامد كاربران مربوط مي‌شود.