ماتریس آیزنهاور یک ابزار کاربردی برای مدیریت زمان است. تاکنون به این فکر کرده‌اید که چرا اکثر افراد جامعه زندگی تردمیلی دارند و در نهایت به مقصدی نمی‌رسند؟ آن‌ها هر روز یک روتین را تکرار می‌کنند؛ از خواب بیدار می‌شوند، سرکار می‌روند، برمی‌گردند، استراحت می‌کنند (وقتشان را تلف می‌کنند)، شب می‌خوابند و دوباره فردا همین چرخه را از سر می‌گیرند. اکثر مردم همیشه در حال انجام کارهای فوری هستند و به کارهای مهم اهمیتی نمی‌دهند! اما چند درصد برتر جامعه، بخشی از زمان روزانه خود را برای انجام کارهای مهم صرف می‌کنند.

اولویت‌بندی کارها، آن‌ها را به صورت کاملا شفاف دسته‌بندی می‌کند. سر و سامان دادن به کارها و برنامه‌ریزی برای انجام آن‌ها شما را از روزمرگی همیشگی بیرون می‌کشد و زمانی برای انجام آنچه که باعث پیشرفتتان می‌شود را در اختیارتان قرار خواهد داد. در این مقاله به صورت کامل آموزش می‌بینید چگونه همه کارهایتان را دسته‌بندی کنید و از زمان خود بیشترین بهره را ببرید.

آیزنهاور که بود؟

دیوایت دی آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) ژنرال پنج ستاره آمریکایی در جنگ جهانی دوم و سی و چهارمین رییس جمهور این کشور بود که دستاوردهای بسیاری برای آمریکا ایجاد کرد. او دو دوره رییس جمهوری آمریکا بود و در این مدت سیستم بزرگراه‌های بین ایالتی را ساخت، ناسا را تأسیس کرد، اولین قانون مدنی بعد از پایان جنگ داخلی آمریکا را تصویب کرد، جنگ با کره را به پایان رساند، با آلاسکا متحد شد و جنگ سرد با روسیه را به همان شیوه سرد نگه داشت. او دوازه سال به عنوان مرد تأثیرگذار گلدن کلاب انتخاب شد.

اثر فعالیت‌های آیزنهاور هنوز هم آمریکا را در اوج قدرت نگه داشته است. او تنها راز برای انجام این میزان کار مفید در هشت سال دارد؛ درک تفاوت میان فوریت و اهمیت. او بر این باور بود که دو نوع مشکل وجود دارد؛ مشکلات فوری که مهم نیستند و مشکلات مهم هم هرگز فوری نخواهند بود!

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور جدولی است که در آن کارها با توجه به فوریت و اهمیت دسته‌بندی می‌شوند. در این ماتریس ما یاد می‌گیریم که تعریف مدیریت زمان به معنی انجام همه کارها نیست؛ فقط لازم است بفهمیم الان باید به کدام یک از کارها برسیم. در نتیجه کارهای بی‌نتیجه‌ای که انجام آن‌ها فقط وقت ما را تلف می‌کنند، از برنامه حذف می‌شوند و می‌توانیم بگوییم: زمان خود را مدیریت کرده‌ایم.

در ماتریس آیزنهاور کارها به چهار دسته تقسیم می‌شوند؛

• کارهای مهم و فوری که باید در همان لحظه انجام شوند
• کارهای مهم و غیرفوری که باید برای آن‌ها برنامه‌ریزی کرد تا در اولین فرصت انجام شوند
• کارهای غیرمهم و فوری که باید به دیگران واگذار شوند
• کارهای غیرمهم و غیر فوری که باید به طور کلی از صفحه روزگار محو شوند!

احتمالا اینجا با یکی از صحبت‌های آیزنهاور به تناقض رسیده‌اید؛ او گفته بود کارهای مهم هیچوقت فوری نیستند و کارهای فوری هم مهم نیستند. مسئله این است که اگر در زمان مناسب کار مهم را انجام ندهید، بعد از مدتی به یک کار فوری تبدیل می‌شود.

ماتریس مدیریت زمان برای چه افرادی کاربرد دارد؟

هرکسی نیاز به مدیریت زمان داشته باشد، باید راه و روش رسم ماتریس آیزنهاور را بداند. احتمالا افرادی هم هستند که بر این باورند ماتریس مدیریت زمان کاربرد چندانی ندارد و خودشان از همان ابتدا می‌توانستند کارهایشان را اولویت‌بندی کنند. اما اگر این دسته از افراد هشت سال زمان برای ریاست جمهوری آمریکا داشتند، نمی‌توانستند به اندازه آیزنهاور خدمت کنند. می‌توانستند؟

وظایف روزانه ما به اندازه کارهای ریاست جمهوری آمریکا سخت نیست! پس می‌توانیم امیدوار باشیم رسم و اجرای ماتریس مدیریت زمان برای ما ساده‌تر است. اگر جزو گروه‌های زیر هستید، به ماتریس آیزنهاور نیاز خواهید داشت.

• از انجام کارهای مهم طفره می‌روید و مدام آن‌ها را به بعد موکول می‌کنید
• همیشه در حال انجام کاری هستید، اما احساس می‌کنید آنچه انجام می‌دهید مفید نیست
• اهداف بلند مدت بسیاری دارید اما هیچوقت به آن‌ها نرسیده‌اید (چون وقت کم آورده‌اید یا حوصله نداشته‌اید).
• نمی‌دانید باید کدام یک از کارهایتان را انجام دهید و کدام یک را به دیگران واگذار کنید.

ماتریس مدیریت زمان هم برای اشخاص کاربرد دارد و هم برای سازمان‌ها. زمانی که مدیران سازمان بتوانند برای کارهای مهم هم برنامه‌ریزی کنند و آن‌ها را انجام دهند، مسیر حرکت سازمان صعودی خواهد شد.

مزیت‌های استفاده از ماتریس آیزنهاور

تحقیقات نشان می‌دهد که ما انسان‌ها در تصمیم گیری درباره اینکه الان چه کاری را باید انجام دهیم، خیلی خوب عمل نمی‌کنیم. تحقیقاتی درباره تصمیم گیری افراد در مواجهه با وظایف مهم و فوری انجام شد که نتایج جالبی را نشان داد. این آزمایش ۵ بار تکرار شد و الگوی مشترکی در میان تمام آن‌ها وجود داشت.

نتیجه این تحقیق نشان داد که افراد بیشتر به کارهای فوری توجه می‌کنند که محدودیت زمان دارند. حتی اگر انجام این کارها ضروری هم نباشد، باز هم تمایل داریم به سراغ آن‌ها برویم. این یک مسئله روانشناختی به نام «اثر فوری» را توضیح می‌دهد. مطابق با این اثر ما همیشه وظایفی که مهلت انجام دارند را به وظایف بدون محدودیت زمانی ترجیح می‌دهیم و حتی به اینکه ممکن است وظایف گروه دوم در دراز مدت سود بیشتری برای ما داشته باشند، توجه نمی‌کنیم.

خبر خوب این است که به کمک ابزاری چون ماتریس آیزنهاور می‌توانیم اثر فوری را معکوس کنیم. زمانی که شرکت کنندگان به نتایجی که از وظایف روزانه خود به دست می‌آورند، فکر کردند، توانستند کارهای مهم را با کارهای فوری جایگزین کنند. با استفاده از این ماتریس می‌توانیم کارهای مهم را از کارهای فوری تفکیک کنیم و با فکر کردن به نتیجه‌ای که هرکدام از آن‌ها برای ما دارند، به صورت خودآگاه تصمیم بگیریم برای کارهای مهم زمان بگذاریم. در نتیجه اثر فوری را خنثی خواهیم کرد.

 آموزش ماتریس آیزنهاور

از این بخش به بعد، وارد عمل می‌شویم. اکنون شما می‌دانید اولویت‌بندی کارها چه اهمیتی دارد و چه مزیت‌هایی برای شما خواهد داشت. با آموزش ماتریس آیزنهاور چگونگی اولویت‌بندی کارها را هم یاد خواهید گرفت و آماده می‌شوید از جرگه آدم‌های معمولی که در روتین روزانه گیر افتاده‌اند، فرار کنید!

روی کاغذ خیلی راحت می‌توانیم بگوییم که کارهای فوری را از کارهای مهم جدا کن و با آموزش ماتریس آیزنهاور مدیریت زمانت را به دست بگیر. اما واقعیت این است که وقتی وارد عمل می‌شویم، تفکیک کارهای مهم و فوری چندان هم ساده نیست.

استیون کاوی در کتاب هفت عادت مردمان موثر، راهکاری برای تفکیک کارهای مهم از کارهای فوری ارائه می‌دهد که در ادامه چکیده آن را توضیح داده‌ایم.

کارهای فوری نیاز به اقدامات فوری دارند. آن‌ها کارهایی هستند که همین الان ظاهر می‌شوند و باید همین الان هم روی آن‌ها تمرکز کنید تا به پایان برسند. در اکثر موارد اگر کارهای فوری را انجام ندهید، با عواقب آن مواجه خواهید شد. مثلا اگر وظایف فوری شغلتان را انجام ندهید، سازمان شما از کنترل خارج می‌شود. نمی‌توان از انجام کارهای فوری اجتناب کرد، اما نکته مهم این است که اگر زمان زیادی برای آن‌ها صرف کنید در تله روزمرگی گرفتار می‌شوید و نتیجه‌ای جز فرسایش شغلی و احساس درجا زدن نمی‌گیرید.

در مقابل کارهای مهم قرار دارند که معمولا با اهداف بلند مدت و ارزش‌های زندگی ما در ارتباط هستند. همه ما ارزش‌های منحصر به فردی در زندگی داریم که باید برای آن‌ها کاری انجام دهیم. این کارها همان موارد مهم در ماتریس آیزنهاور هستند.

اکنون می‌دانید چه کارهایی مهم هستند و چه کارهایی فوری. در قسمت‌های بعدی آموزش ماتریس آیزنهاور ویژگی‌های هر ربع از این جدول را بیان کرده‌ایم.

 ربع اول) کارهای مهم و فوری

این کارها باید همین الان انجام شوند. آن‌ها مهلت انجام مشخصی دارند و اگر در این زمان به پایان نرسند، عواقب منفی به دنبال خواهند داشت. این کارها معمولا از یک منبع خارجی (فرد دیگر یا محل کارتان) به شما محول شده‌اند یا کارهایی هستند که قبلا فقط مهم بوده‌اند. اما از آنجایی که انجامشان نداده‌اید، اکنون مشکلساز شده‌اند و باید در دقیقه نود به پایان برسند. در هر صورت برای انجام این وظایف باید واکنش سریع نشان دهید و اقدام کنید!

صرف زمان زیاد برای انجام کارهای مهم و فوری باعث ایجاد استرس می‌شود و احساس می‌کنید روز شما از کنترل خارج شده است و به برنامه اصلی خود نرسیده‌اید. این موضوع باعث فرسایش ذهنی در طول روز می‌شود و احتمال دارد شما را ترغیب کند به ربع چهارم ماتریس آیزنهاور ( کارهای غیرمهم و غیر فوری) فرار کنید! پس کارهای مهم فوری باید تنها بخشی از زمان شما را بگیرد.

ربع دوم) کارهای مهم و غیرفوری

اگر این کارها را انجام ندهید، کسی در پایان روز شما را بازخواست نمی‌کند (البته تا زمانی که به کار مهم و فوری تبدیل نشده باشند). کارهای مهم و غیرفوری همان مواردی هستند که باعث می‌شوند به اهداف بلند مدت و ارزش‌های زندگی‌مان نزدیک‌تر شویم. از آنجایی که انجام آن‌ها مهلتی ندارد، به راحتی می‌توانند از برنامه روزانه حذف شوند و کارهای دارای محدودیت زمانی به جایشان قرار بگیرند. اما فراموش نکنید که تأثیر این کارها در آینده شما خیلی بیشتر از موارد فوری است.

در ربع دوم ماتریس آیزنهاور هیچ مشکلی وجود ندارد و شما تنها روی فرصت رشد تمرکز می‌کنید. انجام کارهای این ربع به زندگی شما معنی می‌دهد و به عنوان یک فرد فعال شناخته خواهید شد. این ربع جایی است که «کار عمیق» انجام می‌دهید؛ زیرا هیچ اجباری (مثل محدودیت زمانی) وجود ندارد و به خواسته خودتان سراغ این کارها رفته‌اید.

اگر همیشه بخشی از زمان خود را برای انجام کارهای مهم و غیرفوری صرف کنید؛ تعداد کارهای مهم و فوری کم‌تر می‌شود و هیچوقت در دقیقه نود گیر نمی‌کنید. به عنوان مثال اگر همین الان که ماشینتان کمی خراب است، آن را تعمیر کنید، اطمینان خواهید داشت که چند روز آینده بخاطر این مشکل کنار جاده نمی‌مانید.

ربع سوم) کارهای بی‌اهمیت و فوری

کارهای بی‌اهمیت و فوری بخشی از ماتریس آیزنهاور هستند که شما را بی‌دلیل مشغول می‌کنند. این کارها معمولا همان مواردی هستند که دیگران از شما می‌خواهند انجام دهید و عملا هیچ نتیجه‌ای برای شما یا اهدافتان ندارند.

ربع سوم ماتریس آیزنهاور فقط بر اساس فوریت ساخته شده است. یعنی شما مجبور به انجام کارهایی خواهید بود که شاید هیچ معنایی برایتان ندارند، اما مهلت زمانی دارند و باید انجام شوند. در واقع این کارها با توجه به اولویت‌ها و ارزش‌های شخص دیگری به وجود آمده‌اند. صرف زمان زیاد برای موارد بی‌اهمیت و فوری باعث می‌شود احساس کنید کنترلی روی روز خود ندارید، اهدافتان را دنبال نمی‌کنید و مثل یک برده مدام در حال انجام کارهای بی‌نتیجه هستید.

چگونه کارهای فوری و غیرمهم را به دیگران واگذار کنیم؟

احتمالا در هر موقعیتی شخصی حضور دارد که می‌تواند کار فوری و غیرمهم را انجام دهد. مثلا می‌توانید فرزندانتان را آموزش دهید تا در انجام کار خانه به شما کمک کنند. یا از همکارتان که در جلسه حضور دارد، بخواهید آنچه یادداشت کرده است را به شما بدهد تا بخوانید.

چند پیشنهاد دیگر نیز برای پیشگیری از صرف زمان در ربع سوم ماتریس آیزنهاور وجود دارد:

• زمانی که کار مهمی انجام می‌دهید، اعلان‌های تلفن همراه خود را خاموش کنید
• با دیگران روراست باشید و بگویید در طول روز تا چه اندازه می‌توانید کار کنید
• نه گفتن را یاد بگیرید
• کارهای ربع سوم ماتریس آیزنهاور را به وقتی موکول کنید که کارهای مهم روزتان را انجام داده‌اید (انرژی اصلی خود را برای کارهای فوری و غیرمهم هدر ندهید).
• تا حد امکان از اتوماسیون استفاده کنید تا کارها خودکار انجام شوند

 ربع چهارم) کارهای غیرمهم و غیرفوری

این کارها بدون هیچ توجیه و بهانه‌ای فقط باید حذف شوند! حذف آن‌ها نه تنها هیچ عیبی ندارد، بلکه خیلی هم برای مدیریت زمان شما مفید است. آن‌ها هیچ کمکی به هیچ بعدی از زندگی شما نمی‌کنند و فقط مثال زالو وقتتان را می‌خورند!

احتمالا الان به این فکر می‌کنید که باید تمام تفریحات خود را از برنامه حذف کنید؛ زیرا همه آن‌ها غیرمهم و غیرفوری هستند. اما صرف زمان معمولی برای این کارها و استراحت برای هرکسی لازم است. پس می‌دانیم که منظور از حذف کارهای غیرمهم و غیرفوری، حذف زمان زیادی است که برای آن‌ها صرف می‌کنیم.

ربع چهارم ماتریس آیزنهاور جایی است که ذهن ما دوست دارد مدام به سمت آن فرار کند. مثلا بسیاری از ما عادت داریم برای فرار از مشکلات، بیش از حد می‌خوابیم یا ساعت‌ها تلویزیون تماشا می‌کنیم. یا برای اینکه ذهنمان درگیر کارهای مهم و غیرفوری نباشد، ساعت‌ها در شبکه اجتماعی می‌چرخیم و خلاصه آنکه به هر دلیلی ممکن است در تله کارهای غیرمهم و غیرفوری گیر کنیم.

 ۵ تکنیک ماتریس آیزنهاور در مدیریت

1. جدول را یادداشت کنید. نوشتن ذهن شما را آزاد می‌کند و باعث می‌شود چیزی را فراموش نکنید. همچنین راحت‌تر می‌توانید تصمیم بگیرید کدام کار را اول انجام دهید.
2. در هرربع از ماتریس آیزنهاور حداکثر هشت کار قرار دهید. بعد از اینکه یک کار به پایان رسید، مورد دیگری به ماتریس اضافه کنید. به یاد داشته باشید این ماتریس برای انجام دادن کارهاست، نه جمع آوری آن‌ها.
3. در ماتریس همه کارهای شما (چه مرتبط با کسب و کارتان باشد و چه کارهای شخصی) قرار می‌گیرند. نباید برای زندگی شخصی یک ماتریس و برای زندگی کاری یک ماتریس دیگر داشته باشید. با یک ماتریس، می‌توانید بین تمام ابعاد زندگی خود تعادل برقرار کنید.
4. مطمئن شوید کسی که ماتریس آیزنهاور را برای شما می‌نویسد، خودتان هستید؛ نه دیگران! فوریت و اهمیت کارها را با توجه به ذهنیت و ارزش‌های خودتان مشخص کنید.
5. بعداز نوشتن ماتریس سریع وارد عمل شوید و به دنبال راز جادویی دیگری برای مدیریت زمان نگردید.

کلام آخر؛ مدیریت زمان، مدیریت زندگی

داستان‌ها می‌گویند که اجداد ما خیلی بیشتر از هفتاد تا هشتاد سال عمر می‌کردند و بیشتر از ما برای زندگی زمان داشتند و احتمالا تعداد اهدافشان هم خیلی کم‌تر بود. پس نیازی به ماتریس آیزنهاور و برنامه‌های دیگر مدیریت زمان نداشتند! اما زندگی انسان امروز مختصر و مفید است. شاید بر سر هم تنها بیست سال برای رسیدن به اهدافمان زمان داشته باشیم و این موضوع اهمیت مدیریت تک تک لحظات مفید را مشخص می‌کند.

ماتریس آیزنهاور پله‌های نردبان صعود شما را مشخص می‌کند. با انجام هر یک از وظایف مشخص شده در این ماتریس، یک پله بالاتر خواهید رفت و در نهایت می‌توانید با انجام تمام کارها به اهدافتان برسید. یک وجه تمایز ساده میان افراد معمولی و انسان‌های موفق!

منبع: مرکز آموزش مدیریت کاربردی ایران

به انتخاب گروه دانش و فناوری “وقایع خبری”