مشاور عزیز، مدت کوتاهی است که مدیریت یکی از واحدهای سازمان را به من سپرده‌اند. من که تا به حال یک تیم را مدیریت نکرده‌ام سراغ مقاله‌ها رفتم تا ببینم چه موضوعاتی این روزها داغ است و از آنها بی‌خبرم. بلافاصله چشمم به مقاله‌ای درباره امنیت روانی افتاد. موضوعی که شاید سال‌هاست درباره‌اش حرف می‌زنند اما حقیقتش این است که خود من چیز زیادی درباره‌اش نمی‌دانستم. تنها چیزی که با شنیدنش به ذهنم می‌رسید، مشکلات روانی کارکنان بود. اما حالا فهمیده‌ام که امنیت روانی فراتر از این حرف‌هاست. سوالم اینجاست که چطور می‌توانم میان اعضای تیمم، احساس امنیت روانی ایجاد کنم؟

پاسخ: دوست عزیز، این روزها صحبت از امنیت روانی در حوزه کسب‌ و کار خیلی شایع شده و از صنعت تکنولوژی گرفته تا درمان و خدمات مالی، همه به اهمیت آن پی برده‌اند. موضوعی که قبل از پاندمی، بسیار پرطرفدار بود، حالا به دلیل ارتباطش با مباحثی مثل چابکی و دورکاری، بیش از پیش سوژه گفت‌وگوها شده. اما سوء تعبیرها و باورهای غلطی هم در این باره وجود دارد که یکی از آنها، تصور رهبران سازمان‌هاست که فکر می‌کنند امنیت روانی، در هر محیطی که تا حد معقولی سالم است، وجود دارد. مثلا اگر محیطی سالم باشد، شما از آزار و اذیت در امانی. اما در واقع، محیط‌های کاری که از نظر روانی، امن هستند تعدادشان خیلی کم است.

ایجاد امنیت روانی در محیط کار، حقیقتا سخت و نیازمند تعهد و مهارت زیادی است. دلیلش ساده است: آدم‌ها معمولا ایده‌هایشان را نمی‌گویند، در برابر سوال پرسیدن مقاومت می‌کنند و از مخالفت با رئیس، می‌ترسند. و ایجاد امنیت روانی، یعنی تغییر این روند که آن هم، تلاش و تمرکز زیادی می‌خواهد. این یک فرآیند است؛ فرآیند کمک به آدم‌ها تا باورها و رفتارهای جدید پیدا کنند و این نه آسان است و نه طبیعی.

ولی منظورم این نیست که نشدنی است. اتفاقا برعکس شواهد زیادی هست که نشان می‌دهد امنیت روانی را می‌شود برقرار کرد و البته این یک سرمایه ارزشمند برای هر کسب‌وکاری است که با عدم اطمینان مواجه است یا نیاز به نوآوری دارد. یکی از مدیرانی که ما با او در اجرای یک برنامه همکاری داشتیم، می‌گفت: «نتیجه زودتر از چیزی که فکر می‌کردم حاصل شد و به شکل تصمیم‌های سریع‌تر و بهتر، نمود پیدا کرد. باید کمی سرعت را کم کنید تا بتوانید سرعت بگیرید. توانستیم مشکلات استراتژیکی که سال‌ها با آنها مواجه بودیم را سریع حل کنیم.چه مشکلات داخلی و چه خارجی»برنامه اجرا شده در این سازمان، «طرح پیشرفت استراتژیک از طریق ایجاد امنیت روانی» نام داشت که در چهار ماه اجرا شد. ما چهار عنصر اساسی را شناسایی کردیم که در تحقق این برنامه، نقش مهمی داشتند:

۱.تمرکز بر عملکرد.اولا، روی چیزی تمرکز کن که بیشتر مدیران خواهان آنند: عملکرد.

برای رسیدن به عملکرد بالا از طریق دانش گسترده، تبادل و ادغام نظرات و مهارت‌های افراد مختلف لازم است که این حاصل نمی‌شود مگر اینکه آدم‌ها همیشه مشتاق اظهارنظر باشند.خیلی‌ها برای ایجاد تغییر، هدف‌های دست‌نیافتنی تعیین می‌کنند، مثل«کمک به آدم‌ها که احساس امنیت کنند یا شنونده‌های خوبی شوند». این روش، فقط کار را سخت‌تر می‌کند. این‌ها خوبند ولی وسیله‌اند، نه هدف.مدیران ارشد وقتی بفهمند امنیت روانی چه نقش مهمی در حل مشکلات پیچیده دارد، تازه به اهمیت آن پی می‌برند.به علاوه، دانش به تنهایی برای ایجاد تغییر رفتار کافی نیست. باید روش‌های جدید انجام کارها را امتحان کنید. این یک فرآیند دو مرحله‌ای است.اول به تیم کمک کن که پیشرفت را در زمینه کارهایی که برایشان چالش دارد، تجربه کنند، البته از طریق تقویت مهارت‌های میان‌فردی در جلسات. جلسات باید مرتبا تشکیل شوند و محیطشان، امن باشد.دوما، به شرکت‌کننده‌ها کمک کن تجربیات خود را با سایر تیم‌ها به اشتراک بگذارند. هر چه تعداد افرادی که این مهارت‌ها را به عنوان بخشی از کارشان، تمرین می‌کنند بیشتر می‌شود، اثربخشی آن کم کم نمود پیدا می‌کند.

۲.آموزش افراد و تیم‌ها. تجربه یکی از همکاران ما که بسکتبالیست بوده، نشان می‌دهد که تیم‌ها برای برنده شدن به دو نوع آموزش نیاز دارند: مهارت‌های فردی (مثل دریبل و شوت کردن) و تمرین‌های تیمی (هماهنگی با سایر اعضا، مثلا اینکه چه زمانی پاس دهند) .این در تیم‌های مدیریتی نیز صدق می‌کند.مدیران به تنهایی باید مهارت‌هایی مثل «نگاه از زاویه دیگران» و«سوال پرسیدن» را یاد بگیرند. یادگیری این مهارت‌هاست که بستر لازم  را برای تبادل نظرها و نگرانی‌ها فراهم می‌کند. اما این مهارت‌ها زمانی تاثیرشان را نشان می‌دهند که به صورت تیمی تمرین شوند به ویژه اگر به آنها به عنوان ابزاری برای«انجام کارها» نگاه شود.به‌این منظور باید با اعضا گفت‌وگو کنی؛ گفت‌وگوهایی درباره مسائل پیچیده، در قالب جلساتی که طوری طراحی شده‌اند تا اعضای تیم بتوانند همزمان با پیشرفت، اثربخشی خود را بسنجند. یک موضوع را از زوایای مختلف بررسی کنید و نظرات را با هم ادغام کنید تا برای حل موانع پیشرفت، راه‌حل‌های ناب پیدا شود.همکاران ما معمولا جلسات هفتگی به مدت یک ساعت برگزار می‌کنند تا به افراد، مهارت‌های فردی را آموزش دهند و هر ماه نیز، جلسات گفت‌وگو میان اعضا برگزار می‌شود تا همه بتوانند مهارت‌های آموخته شده را با هم تمرین کنند.

۳.تجسم.این تاکتیک در حوزه‌های مختلف به کار می‌رود، از ورزشکاری که می‌خواهد رکورد جهانی بزند تا تراپیستی که به بیمارش برای تغییر یک رفتار مشکل‌زا کمک می‌کند.همکار ما در جلسات هفتگی از شرکت‌کننده‌ها می‌خواست که یکی از تجربیات موفقیت آمیز اخیرشان را در زمینه یکی از مهارت‌ها تجسم کنند (مثل مهارت اظهارنظر یا ایجاد بستر امن برای اظهارنظر دیگران) .سپس از آنها خواسته می‌شد که یک موقعیت در آینده را تجسم کنند و گام به گام، مراحل مختلف عبور از آن شرایط را تعریف کنند و بگویند که برای ایجاد یک جو سالم برای حل مشکل یا تصمیم‌گیری سخت، چه اقدامی خواهند کرد.این تکنیک، تمرکزش بر جزئیات است.با تجسم و نوشتن شرح جزئیات ملموس، بهتر می‌توانیم مهارت‌های جدید را در خود نهادینه کنیم. گرچه ممکن است اولش، پیدا کردن نمونه برایت سخت باشد اما به مرور آسان می‌شود چون در پیدا کردن شرایط و مثال‌های مثبت، مهارت پیدا خواهی کرد و به رفتارهای جدید، بیشتر دقت خواهی کرد.

۴.عادی‌سازی آسیب‌پذیری. استرس خفیف در نتیجه احساس آسیب‌پذیری، کاملا طبیعی است.تحقیقات نشان می‌دهد که تمرین تجربه‌های کوچک آسیب‌پذیری، به کاهش استرس کمک می‌کند.این که پذیرا باشی (و در نتیجه آسیب‌پذیر باشی)، نه تنها آسیبی به تو نمی‌زند، بلکه کمک می‌کند ریسک میان‌فردی را افزایش دهی.

همکار ما از اعضای تیم خواست که مشکلی که در آن پیشرفت نداشتند را شناسایی کنند و در گفت‌وگویی، شامل نظرات مختلف، مهارت‌های خود را تقویت و همزمان، پیشرفت کنند. قبل از شروع گفت‌وگو، او تیم را اصطلاحا گرم می‌کرد. و از اعضا می‌خواست که پذیرش ریسک میان‌فردی را از طریق ایجاد چالش‌های امن و کم‌تاثیر در گفت‌وگو، تمرین کنند. با پذیرش نظرات دیگران، ریسک فردی را کاهش خواهی داد و گرچه ممکن است ابتدا آسیب‌پذیر به نظر برسی اما به مرور، وقتی این فرهنگ نهادینه می‌شود، آسیب‌پذیری، دیگر آنقدرها هم بد نیست.

نویسنده: Alison Green مترجم: مریم مرادخانی / به انتخاب :وقایع خبری